Uresničevanje zahtev Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) in Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP) predstavlja za organizacijo zahteven in dolgotrajen projekt. Enotna pravila za varstvo osebnih podatkov veljajo za vse organizacije, ki delujejo v EU. Da bi zagotovili skladnost s pravnimi in informacijsko-tehnološkimi (IT) zahtevami, je potrebna celovita implementacija GDPR in ZVOP. V ta proces je potrebno vključiti pravne strokovnjake, ki dobro poznajo varstvo osebnih podatkov, in tudi strokovnjake s področja informacijskih tehnologij. Le skupno prizadevanje in strokovno znanje obeh področij omogoča uspešno izvedbo projekta varstvo osebnih podatkov v skladu s predpisi.
Zahteve Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) in njen pomen za organizacije v EU
Zahteve Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) veljajo tako za velika kot tudi za mala podjetja, samostojne podjetnike, ustanove, organizacije, klube, društva in druge. Zahteve za varstvo osebnih podatkov je treba upoštevati od začetka njihove uporabe, ki je bil 25. maja 2018. Če opravljate delo, ki vključuje ravnanje z osebnimi podatki, je pomembno, da upoštevate zakon o varstvu osebnih podatkov. Že samo zbiranje e-poštnih naslovov in pošiljanje elektronske pošte naročnikom, strankam, kupcem zahteva skladnost z zakonom o varstvu osebnih podatkov. V Uredbi so osebni podatki opredeljeni kot vsaka informacija v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom. Določljiv posameznik je torej nekdo, ki ga je mogoče neposredno ali posredno identificirati. To vključuje ime, priimek, naslov, e-pošto, telefonsko številko, uporabniško ime, IP-naslov in druge spletne identifikatorje. Vse te informacije zakon o varstvu osebnih podatkov obravnava kot osebne podatke.
Analiza, priporočila in usposabljanje za varstvo osebnih podatkov
Zakon o varstvu osebnih podatkov ureja vse vidike zbiranja in obdelovanja osebnih podatkov ter vpliva na vse vpletene strani v tem procesu. Za končne uporabnike to pomeni širitev pravic in več nadzora nad lastnimi podatki, ki so jih zaupali tretjim osebam. Varstvo osebnih podatkov in ustrezna zakonodaja močno prispevata k dvigu standardov za varstvo osebnih podatkov in pravic posameznikov. Čeprav nekatera podjetja morda še vedno dojemajo GDPR in ZVOP-2 kot zahtevno obvezo, pa uredba dejansko lahko prispeva k racionalizaciji in izboljšanju ključnih poslovnih procesov. Pomembne prednosti, ki jih prinaša skladnost z varstvom osebnih podatkov, vključujejo lažjo avtomatizacijo poslovnih procesov, povečano zaupanje in kredibilnost, boljše razumevanje zbranih podatkov, izboljšano upravljanje in varstvo osebnih podatkov, zaščito in izboljšanje ugleda podjetja ter zagotavljanje zasebnosti.
Varstvo osebnih podatkov je področje, kjer vam lahko podjetje MD svetovanje pomaga na več načinov. Najprej bodo opravili analizo trenutnega stanja v vaši organizaciji glede usklajenosti z zahtevami GDPR in ZVOP na področju prava in informacijskih tehnologij. Na podlagi teh rezultatov bodo pripravili predloge za obvezne in priporočene izboljšave, ki se nanašajo na pravno in tehnološko področje. Poleg tega vam bodo pripravili potrebne pogodbe, evidence, pravilnike in navodila, ki so pomembni za usklajeno ravnanje z osebnimi podatki. Če bo potrebno, bodo tudi izobraževali in poučevali vaše zaposlene, da bodo pravilno izvajali določbe GDPR uredbe in zakona o varstvu osebnih podatkov.
Stalno spremljanje GDPR in ZVOP-2 ter zastopanje pred nadzornim organom
Kot vaša pooblaščena oseba za varstvo podatkov (DPO) bodo zagotavljali stalno spremljanje izvajanja GDPR uredbe v vaši organizaciji. V primeru potrebe bodo komunicirali in zastopali vašo organizacijo pred nadzornim organom – Informacijskim pooblaščencem. Kot DPO bomo tudi skrbeli, da se izvajajo določbe GDPR ter reagirali na morebitne pozive nadzornega organa, zaznane kršitve ali izvedene inšpekcijske nadzore, pri čemer bodo zastopali interese vaše organizacije pred Informacijskim pooblaščencem.
Ne čakajte, da vas doleti visoka globa. Kazni za kršitelje ZVOP-2 (Zakona o varstvu osebnih podatkov) oziroma GDPR (Splošne uredbe o varstvu podatkov) so lahko zelo visoke. GDPR je namreč nadzornim organom za varstvo osebnih podatkov omogočila večjo moč pri določanju sankcij za kršitelje zakonodaje. Globe oziroma denarne kazni za manj resne kršitve znašajo do 10 milijonov evrov ali pa do 2 % skupnega letnega prometa na svetovni ravni za preteklo finančno leto, odvisno od tega, kateri znesek je višji. To velja za podjetnike in organizacije. Za resnejše kršitve GDPR uredbe pa so predvidene drastičnejše denarne kazni. V takih primerih je lahko višina kazni do 20 milijonov evrov ali pa do 4 % skupnega letnega prometa na svetovni ravni za preteklo finančno leto.
Ključne funkcije pooblaščene osebe za varstvo podatkov po GDPR
DPO ali pooblaščena oseba za varstvo podatkov je ena izmed pomembnih novosti, ki jih je uvedla GDPR uredba. Njen namen je izvajanje svetovalnih in nadzornih nalog na področju varstva osebnih podatkov. Kdo lahko opravlja vlogo pooblaščenca za varstvo podatkov – DPO? Pooblaščena oseba za varstvo podatkov je lahko bodisi fizična bodisi pravna oseba, ki je odgovorna za zagotavljanje skladnosti z zakonodajo o varstvu podatkov v organizaciji. Ta vloga se lahko izvaja bodisi znotraj organizacije s pomočjo internega uslužbenca ali pa z uporabo zunanjega izvajalca. Pomembno je, da ima oseba, ki opravlja to vlogo, specializirano znanje prava in prakse na področju varstva podatkov.
Funkcije pooblaščenca za varstvo podatkov in prednosti skladnosti z GDPR
Katere so glavne funkcije pooblaščenca za varstvo podatkov? Njegove glavne funkcije vključujejo spremljanje skladnosti z Uredbo, izobraževanje in ozaveščanje zaposlenih o določbah GDPR in ZVOP-2, svetovanje upravljavcem in zaposlenim, ki se ukvarjajo z obdelavo podatkov, ter spremljanje skladnosti s predpisi in politikami na področju varstva osebnih podatkov, vključno z dodeljevanjem odgovornosti, ozaveščanjem, usposabljanjem osebja in izvedbo ustreznih revizij. Pooblaščenec za varstvo osebnih podatkov lahko izvaja tudi ocene učinka na področju varstva osebnih podatkov (DPIA) ter sodeluje z nadzornim organom.
Ključne prednosti pooblaščenca za varstvo podatkov
Vloga pooblaščenca za varstvo podatkov prinaša številne pomembne prednosti. Najpogosteje jo izvaja zunanji izvajalec, kar pripomore k stroškovni učinkovitosti, saj ima ta specializirano znanje na področju varstva podatkov. Pooblaščenec ima predvsem svetovalno-nadzorno vlogo, kar prinaša tudi konkurenčno prednost na trgu. Vsi člani organizacije morajo biti seznanjeni z zahtevami in določbami GDPR. To pomeni, da morajo dobro razumeti, kaj GDPR prinaša in kako vpliva na ravnanje z osebnimi podatki. Priporočljivo je, da naredimo popis vseh podatkov, ki jih naša organizacija hrani. To vključuje identifikacijo, kakšne vrste osebnih podatkov obdelujemo, od kod smo jih pridobili, kako jih uporabljamo in s kom jih delimo. S tem lahko pridobimo jasen pregled nad tem, katere podatke imamo in kako jih ravnamo. Obvestila in sporočila o zasebnosti, ki jih uporabljamo v naši organizaciji, je treba pregledati in posodobiti, da se zagotovi skladnost z GDPR. Pomembno je, da so ta obvestila jasna, razumljiva in zajemajo vse potrebne informacije o našem ravnanju z osebnimi podatki.
